Willst du einen Impfschaden, eine Erwerbsminderungsrente oder einen Grad der Behinderung durchsetzen, musst du wissen, was in der Akte steht. Viele Behörden bieten Akteneinsicht aber nur in ihren Räumen an. Für Menschen mit ME/CFS (Myalgische Enzephalomyelitis/Chronisches Fatigue-Syndrom) ist das oft nicht machbar: Anfahrt, Wartezeit und konzentriertes Lesen können einen Crash auslösen, also eine deutliche Verschlechterung nach Belastung.
Es gibt zwei Wege zu deiner Akte: die Akteneinsicht nach dem Sozialverwaltungsrecht und die Auskunft mit Kopie nach dem Datenschutzrecht. Du kannst beide nutzen.
Kurz gesagt: Nach § 25 SGB X findet Akteneinsicht grundsätzlich bei der Behörde statt, die Behörde darf aber Ausnahmen zulassen und Kopien oder elektronische Dokumente zur Verfügung stellen. Kannst du wegen ME/CFS nicht anreisen, solltest du das ausdrücklich beantragen und begründen. Unabhängig davon hast du nach Art. 15 DSGVO Anspruch auf eine kostenlose erste Kopie deiner Daten, bei einem elektronischen Antrag in elektronischer Form.
Was in deiner Akte steht – und warum du sie kennen musst
Die Behörde entscheidet auf Grundlage ihrer Akte. Darin stehen nicht nur dein Antrag und deine Befunde. Wichtig sind vor allem die Unterlagen, die du sonst nie zu sehen bekommst:
- Versorgungsärztliche Stellungnahmen: Bewertungen durch Ärztinnen und Ärzte der Behörde, oft nach Aktenlage, also ohne dich untersucht zu haben.
- Gutachten: von der Behörde in Auftrag gegebene medizinische Begutachtungen.
- Befundberichte und beigezogene Unterlagen: zum Beispiel Arztbriefe, Krankenhausberichte oder Akten anderer Träger.
- Vermerke: interne Notizen zu Telefonaten, Rückfragen oder zur weiteren Bearbeitung.
Ohne diese Unterlagen weißt du nicht, worauf sich eine Ablehnung stützt. Dann kannst du Widerspruch oder Klage kaum gezielt begründen.
Was das Gesetz zur Akteneinsicht sagt
Im Verwaltungsverfahren: § 25 SGB X
Grundsatz (Abs. 1): Die Behörde muss dir Einsicht in die Akten deines Verfahrens gewähren, soweit du sie brauchst, um deine rechtlichen Interessen geltend zu machen oder zu verteidigen. Ausgenommen sind bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nur „Entwürfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung“.
Gesundheitsdaten (Abs. 2): Enthält die Akte Angaben zu deiner Gesundheit, kann die Behörde den Inhalt durch einen Arzt vermitteln lassen. Das Gesetz stellt aber ausdrücklich klar: „Das Recht nach Absatz 1 wird nicht beschränkt.“ Die ärztliche Vermittlung ersetzt deine Einsicht also nicht.
Geheimhaltung (Abs. 3): Einsicht kann verweigert werden, soweit Vorgänge wegen berechtigter Interessen anderer geheim zu halten sind.
Ort (Abs. 4): Die Einsicht erfolgt bei der Behörde, die die Akten führt. Im Einzelfall ist sie auch bei einer anderen Behörde möglich. Außerdem gilt: „weitere Ausnahmen kann die Behörde, die die Akten führt, gestatten.“
Kopien und elektronische Akte (Abs. 5): Du darfst dir Auszüge oder Abschriften machen oder dir Ablichtungen von der Behörde erteilen lassen. Bei elektronischen Akten kann die Behörde Unterlagen ausdrucken, am Bildschirm zeigen, „elektronische Dokumente zur Verfügung“ stellen oder den elektronischen Zugriff gestatten. Für ihre Aufwendungen kann sie einen angemessenen Ersatz verlangen.
Wichtig für die Einordnung: § 25 SGB X gibt dir keinen ausdrücklichen Anspruch darauf, dass dir die Akte zugeschickt wird. Die Behörde hat Ermessen. Dieses Ermessen muss sie aber fehlerfrei ausüben und dabei deine Lage berücksichtigen.
Im Gerichtsverfahren: § 120 SGG
Im Verfahren vor dem Sozialgericht hast du das Recht, die Gerichtsakte und die von der Behörde vorgelegten Akten einzusehen. Die Prozessakten werden elektronisch geführt (§ 65b SGG). Einsicht erfolgt durch Bereitstellung zum Abruf oder durch Übermittlung auf einem sicheren Übermittlungsweg. Einsicht in den Diensträumen gibt es nur auf besonderen Antrag. Für Versicherte und Leistungsberechtigte ist die elektronische Übermittlung kostenfrei. Spätestens im Klageverfahren bekommst du die Verwaltungsakte also in aller Regel digital.
Barrierefreiheit: Wenn der Weg zur Behörde nicht geht
Das Sozialrecht verpflichtet die Leistungsträger, den Zugang zu Sozialleistungen möglichst einfach zu gestalten und Leistungen barrierefrei auszuführen (§ 17 Abs. 1 SGB I). Das Grundgesetz verbietet die Benachteiligung wegen einer Behinderung (Art. 3 Abs. 3 Satz 2 GG).
Für Bundesbehörden, etwa die Deutsche Rentenversicherung Bund, gilt das Behindertengleichstellungsgesetz direkt. Danach ist es eine Benachteiligung, wenn einem Menschen mit Behinderung eine angemessene Vorkehrung versagt wird (§ 7 Abs. 2 BGG). Landesbehörden wie die Versorgungsämter sollen die Ziele des Gesetzes verwirklichen, soweit sie Bundesrecht ausführen (§ 1 Abs. 2 BGG). Daneben gelten die Gleichstellungsgesetze der Länder.
Die UN-Behindertenrechtskonvention verlangt in Art. 13 einen wirksamen Zugang zur Justiz und verfahrensbezogene Vorkehrungen. Sie gilt in Deutschland als Bundesgesetz und dient vor allem als Auslegungshilfe. Ein eigener, einklagbarer Anspruch auf eine PDF-Akte lässt sich daraus nach Einschätzung des Verbands nicht ableiten.
Zusammen ergibt das ein starkes Argument: Kannst du wegen ME/CFS nicht anreisen, ist die Übersendung einer Kopie oder elektronischen Akte die naheliegende Ausnahme nach § 25 Abs. 4 und 5 SGB X. Eine Ablehnung, die deine Erkrankung nicht berücksichtigt, hält der Verband für ermessensfehlerhaft.
Der zweite Weg: Kopie nach Art. 15 DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt auch für Sozialbehörden. Das Bundessozialgericht hat 2024 bestätigt, dass sie im Sozialrecht unmittelbar anwendbar ist und dass auch eine verspätete Auskunft ein Verstoß ist (BSG, Urteil vom 24.09.2024, B 7 AS 15/23 R).
- Kopie: Die Behörde muss dir eine Kopie deiner personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen (Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO). Dazu gehören Gesundheitsdaten, also auch Diagnosen und Bewertungen in versorgungsärztlichen Stellungnahmen und Gutachten.
- Kostenlos: Die erste Kopie ist unentgeltlich (Art. 12 Abs. 5, Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass das auch gilt, wenn du die Kopie für andere Zwecke als den Datenschutz brauchst (EuGH, Urteil vom 26.10.2023, C-307/22).
- Elektronisch: Stellst du den Antrag elektronisch, sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern du nichts anderes angibst (Art. 15 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
- Frist: Die Behörde muss unverzüglich antworten, spätestens innerhalb eines Monats. Bei komplexen Anträgen kann sie die Frist um zwei Monate verlängern, muss dir das aber mitteilen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Wie weit die Kopie reicht, ist im Sozialrecht noch nicht abschließend geklärt. Der EuGH verlangt eine originalgetreue und verständliche Wiedergabe. Das kann Kopien ganzer Dokumente einschließen, wenn der Zusammenhang für das Verständnis nötig ist (EuGH, Urteil vom 04.05.2023, C-487/21). Ein Landessozialgericht hatte 2021, also vor diesen Urteilen, einen Anspruch auf Kopie der ganzen Verwaltungsakte nach Art. 15 DSGVO verneint (LSG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 17.06.2021, L 15 U 144/21 B ER). Eine Entscheidung des Bundessozialgerichts zum Umfang der Kopie hat der Verband nicht gefunden.
Für Sozialdaten ergänzt § 83 SGB X die DSGVO. Dein Antrag soll die Art der gewünschten Daten näher bezeichnen. Lehnt die Behörde ab, muss sie die Gründe dokumentieren und dich auf die Datenschutzaufsicht hinweisen. Für Streitigkeiten mit der Behörde über Sozialdaten sind die Sozialgerichte zuständig (§ 81b SGB X).
Typische Ablehnungen – und was du antworten kannst
| Die Behörde sagt | Du kannst antworten |
|---|---|
| „Akteneinsicht nur bei uns vor Ort.“ | § 25 Abs. 4 Satz 3 und Abs. 5 SGB X erlauben Ausnahmen und die Übersendung. Wegen deiner Erkrankung ist eine Anreise nicht möglich (ärztliche Bescheinigung beilegen). Verweis auf § 17 Abs. 1 SGB I und das Benachteiligungsverbot. |
| „Kopien kosten Geld.“ | Nach § 25 Abs. 5 SGB X ist nur ein angemessener Ersatz zulässig. Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ist die erste Kopie deiner Daten kostenlos. |
| „Ärztliche Unterlagen nur über einen Arzt.“ | § 25 Abs. 2 SGB X: „Das Recht nach Absatz 1 wird nicht beschränkt.“ Biete an, eine Ärztin oder einen Arzt deines Vertrauens zu benennen, falls die Behörde das zusätzlich wünscht. |
| „Das ist ein interner Vorgang.“ | Ausgenommen sind nur Entscheidungsentwürfe und deren unmittelbare Vorbereitung, und das nur bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens. Gutachten und ärztliche Stellungnahmen sind nach Auffassung des Verbands Beweismittel, keine Entwürfe. |
| „Daten Dritter.“ | Dann sind einzelne Stellen zu schwärzen. Eine vollständige Verweigerung ist nicht gerechtfertigt. So sieht es auch der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-487/21. |
Beachte: Gegen die Verweigerung der Akteneinsicht gibt es im laufenden Verwaltungsverfahren in der Regel keinen eigenen Rechtsbehelf. Sie kann nur zusammen mit dem Widerspruch oder der Klage gegen die Sachentscheidung gerügt werden (§ 56a SGG). Beim Datenschutzweg kannst du dich zusätzlich bei der zuständigen Datenschutzaufsicht beschweren.
Was du tun kannst
- Früh beantragen: Stelle den Antrag sofort nach Erhalt einer Anhörung oder eines Bescheids. Die Widerspruchsfrist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe. Lege notfalls fristwahrend Widerspruch ein und kündige die Begründung nach Akteneinsicht an.
- Beide Wege kombinieren: Beantrage Akteneinsicht nach § 25 SGB X durch Übersendung und zugleich eine Kopie nach Art. 15 DSGVO.
- Elektronisch und nachweisbar senden: Schicke den Antrag per E-Mail, damit Art. 15 Abs. 3 Satz 3 DSGVO greift, und bitte um Eingangsbestätigung. Bleibt sie aus, sende ihn zusätzlich per Fax oder Brief mit dem ausdrücklichen Wunsch nach elektronischer Übermittlung.
- Erkrankung belegen: Lege eine kurze ärztliche Bescheinigung bei, dass dir Anreise und Einsicht vor Ort nicht möglich sind.
- Frist notieren: Kommt nach einem Monat keine Antwort, erinnere schriftlich. Danach kommt eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht in Betracht.
- Akte prüfen: Fehlen Seiten oder im Bescheid erwähnte Gutachten, frage gezielt nach.
Eine kurze Formulierung für deinen Antrag:
In meinem Verfahren (Az. …) beantrage ich Akteneinsicht nach § 25 SGB X durch Übersendung der vollständigen Akte als PDF, hilfsweise in Kopie. Wegen meiner Erkrankung (ME/CFS) ist mir eine Einsicht in Ihren Räumen nicht möglich; eine ärztliche Bescheinigung liegt bei. Ich bitte um eine Ausnahme nach § 25 Abs. 4 Satz 3 und Abs. 5 SGB X. Zugleich beantrage ich nach Art. 15 Abs. 1 und 3 DSGVO Auskunft und eine kostenlose Kopie aller zu meiner Person gespeicherten Daten, insbesondere aller Gutachten, versorgungsärztlichen Stellungnahmen und Vermerke, in elektronischer Form.
Wenn du bei der Akteneinsicht merkst, dass ein früherer, bestandskräftiger Bescheid falsch war, hilft der Überprüfungsantrag-Generator. Ein Überprüfungsantrag nach § 44 SGB X bringt rückwirkend höchstens vier Kalenderjahre, gerechnet ab dem Jahr des Antrags. Jedes Jahr Warten lässt ein Leistungsjahr endgültig verfallen. Weitere Grundlagen findest du auf der Wissensseite.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Mitglieder erhalten Unterstützung im Rahmen der Satzung.
Quellen
- § 25 SGB X – Akteneinsicht durch Beteiligte
- § 83 SGB X – Auskunftsrecht der betroffenen Personen
- § 81b SGB X – Klagen gegen Verantwortliche
- § 17 SGB I – Ausführung der Sozialleistungen
- § 1 BGG – Ziel und Verantwortung der Träger öffentlicher Gewalt
- § 7 BGG – Benachteiligungsverbot
- § 120 SGG – Akteneinsicht im Gerichtsverfahren
- § 65b SGG – Elektronische Prozessakte
- § 56a SGG – Rechtsbehelfe gegen Verfahrenshandlungen
- Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person
- Art. 12 DSGVO – Frist und Unentgeltlichkeit
- EuGH, Urteil vom 26.10.2023, C-307/22 (kostenlose erste Kopie)
- EuGH, Urteil vom 04.05.2023, C-487/21 (Begriff der Kopie)
- BSG, Urteil vom 24.09.2024, B 7 AS 15/23 R
- LSG Nordrhein-Westfalen, Urteil vom 03.08.2023, L 7 AS 1044/22 (Vorinstanz)
- Besprechung zu LSG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 17.06.2021, L 15 U 144/21 B ER
- UN-Behindertenrechtskonvention, Art. 13 – Zugang zur Justiz